Biletleme İhale Şartnamesi: Gereksinim Listesi ve Tedarikçi Değerlendirme Tablosu

Bu rehber, etkinlik biletleme platformu seçme kontrol listemizin satın alma tarafındaki tamamlayıcısıdır. O rehber neye ihtiyacınız olduğuna nasıl karar vereceğinizi anlatır; bu rehber dürüst yanıtlar getiren belgeyi nasıl yazacağınızı anlatır.

Biletleme şartnamelerinin çoğu neden başarısız olur?

Çünkü bu belgeleri en son beş ya da yedi yıl önce biletleme satın almış ekipler, bir önceki döngüden kopyalanan gereksinim listesiyle yazar. Sonuç, tedarikçileri her ciddi platformun zaten sahip olduğu özellikler üzerinden puanlayan, sözleşmenin başarısını belirleyen operasyonel koşullarıysa görmezden gelen bir belgedir.

Üç başarısızlık kalıbı tekrarlanır:

• Özellik eşitliği tiyatrosu. İki yüz evet/hayır sorusu, bunların yüz seksenine bütün istekliler «evet» der. Puanlama kimseyi ayırmaz.
• Zirve konusunda sessizlik. Şartname çalışma süresini sorar ama dayanılması gereken satışa çıkışı tanımlamaz; tedarikçi de en kötü dakikanıza göre değil kendi rahat ortalamasına göre yanıt verir.
• Çıkış maddesinin yokluğu. Veri sahipliği, dışa aktarma biçimleri ve geçiş desteği sözleşme aşamasına bırakılır; alıcının pazarlık gücü o noktada tükenmiştir.

Biletleme platformu bir demoda değerlendirilecek bir yazılım değildir. Paranızı, izleyici verinizi ve tüm ticari itibarınızın tehlikeye girdiği yıllık on beş dakikayı yönetecek operasyonel bir ortaktır.

Biletleme operasyonunu çökerten beş an

Şartnameyi bu beş an etrafında kurun. Her biri, platformlar arasındaki farkı görünür, pahalı ve pazarlıksız hale getirir.

1. Satışa çıkış zirvesi

Talebin normal trafiği üç kat büyüklük mertebesinde aşabildiği on ila altmış dakika. Tedarikçinin doğrulanmış en yüksek eşzamanlı kullanıcı sayısını, bunu üreten mimariyi, sanal kuyruk modelini ve en son kötü giden satışa çıkışta ne olduğunu isteyin. Basın bültenini değil, olay sonrası raporu isteyin.

2. Hakediş günü

Biletleme tedarikinde en az tanımlanan alan. Ödeme sıklığını, döviz yönetimini, ters ibraz sorumluluğunu, iade için tutulan bakiyeyi, mutabakat dosya biçimini ve ödeme işleme sorumluluğunun kimde olduğunu tanımlayın. Buradaki muğlak dil, sözleşme süresi boyunca yarım puanlık komisyon farkından daha pahalıya mal olur.

3. Giriş yoğunluğu

Seyircinin yüzde altmış ila sekseni otuz dakikalık pencerede gelebilir. Bağlantı koptuğunda çevrimdışı okutma kabiliyetini, cihaz başına dakikadaki okutma hızını, mükerrer bilet tespitini ve erişim kontrolünün platforma ait mi yoksa tedarikçinin denetlemediği bir üçüncü taraf entegrasyonu mu olduğunu sorun.

4. İade veya erteleme durumu

İptaller, yeniden tarihlendirme ve kısmi iadeler operasyonel olarak zorlu ve itibar açısından çok görünürdür. Toplu iadenin nasıl yürütüldüğünü, ne kadar sürdüğünü, alıcılarla kimin iletişim kurduğunu ve maliyetini sorun.

5. Sözleşmenin sonu

Sizinle birlikte neyin çıktığını sorun: müşteri kayıtları, işlem geçmişi, koltuk planları, okutma kayıtları, pazarlama izinleri. Dışa aktarma biçimini ve süresini, herhangi bir imzadan önce yazılı olarak isteyin.

Gereksinim bölümü ne içermeli?

Dokuz kategori, yaklaşık altmış madde. Her gereksinimi özellik adı olarak değil gözlemlenebilir davranış olarak yazın ki «evet» yanıtı bir şey ifade etsin.

İki yazım kuralı farkı yaratır. İddia değil kanıt isteyin: «yönettiğiniz en büyük satışa çıkışı tarih, eşzamanlılık ve sonuçla birlikte anlatın» ifadesi «yüksek talebi destekliyor musunuz» sorusundan üstündür. Ve her operasyonel taahhüt için isim verilmiş bir sorumlu isteyin ki yanıt şirket adının arkasına saklanamasın.

Yanıtlar nasıl puanlanmalı?

Az sayıda kriter ve ilan edilmiş ağırlıklarla ağırlıklı puanlama kullanın. Ağırlıkları şartnamenin içinde yayımlamak tekliflerin kalitesini yükseltir, çünkü ciddi istekliler emeklerini sayılan yere yatırır.

Her kriteri birden beşe puanlayın, ağırlıkla çarpın ve yüz üzerinden toplayın. Sonra çoğu komisyonun atladığı bir disiplini uygulayın: zirve yükü kanıtından veya veri sahipliğinden 1 alan tedarikçi, toplam puanı ne olursa olsun elenir. Bu ikisi yapısaldır ve başka alandaki güç bunları telafi etmez.

Tedarikçi yanıtlarında hangi uyarı işaretleri var?

• İsmi belli bir etkinlik olmadan verilen eşzamanlılık rakamı. Etkinliği, tarihi ve sonucu olmayan rakam bir pazarlama rakamıdır.
• «Sınırsız» diye tarif edilen her şey. Her platformun tavanı vardır; dürüst tedarikçi kendi tavanının nerede olduğunu söyler.
• Erişim kontrolünün yalnızca entegrasyon olarak anlatılması. Açıkça belirtilirse kabul edilebilir, giriş yoğunluğunda keşfedilirse tehlikelidir.
• «Talep üzerine» veri dışa aktarımı. Bu bir taahhüt değil, bir pazarlıktır.
• Olay geçmişinin hiç olmaması. Ölçekte çalışan her platform kötü bir gün yaşamıştır; aksini iddia eden ya yenidir ya da soruyu yanıtlamıyordur.
• Kapsam belirlenmeden indirim yapılması. Bu kadar erken gelen fiyat esnekliği genellikle sonradan hizmet eksiği olarak geri döner.

Süreç ne kadar sürmeli?

Kurumsal bir biletleme tedarikinde on iki ila on sekiz hafta, ve yeni platformdaki ilk satışa çıkıştan en az bir tam sezon önce tamamlanmalı.

• 1-3. haftalar: ticari, operasyon, pazarlama, finans ve teknoloji ekiplerinden iç gereksinim toplama. Ağırlıkları herhangi bir tedarikçiyi görmeden önce kararlaştırın.
• 4-5. haftalar: pazar taraması ve kısa liste, tipik olarak beş ila sekiz istekli.
• 6-9. haftalar: şartnamenin yayımlanması ve tekliflerin toplanması. En az üç hafta tanıyın; iki haftalık pencere kaliteyi değil müsaitliği eler.
• 10-12. haftalar: puanlı değerlendirme ve tedarikçinin senaryosuna göre değil sizin senaryolarınıza göre yapılandırılmış demolar.
• 13-15. haftalar: benzer operatörlerle referans görüşmeleri, zirve yükü ve hakediş üzerine teknik derinleşme.
• 16-18. haftalar: ticari müzakere ve sözleşme; veri çıkış maddesi imzadan önce kapatılır.

Aynı anda yeni bir pazara giriyorsanız önce pazar kararını verin. Sıradaki etkinlik pazarınızı seçmek için yedi faktörlü çerçevemiz, gereksinimlerin coğrafyaya göre neden esaslı biçimde değiştiğini, özellikle ödemeler, kimlik kuralları ve dağıtım açısından açıklıyor.

Tedarikçiden hangi kanıt beklenmeli?

Bizim sunmayı beklediğimiz kanıtın aynısı. webook.com, dünyanın en büyük tekrarlayan eğlence programlarından biri olan Riyadh Season'ın biletlemesini dört yıl üst üste yürüttü ve 180'den fazla ülkeye ulaşan bir ağda 18 milyondan fazla kullanıcıya 40 milyonun üzerinde bilet sattı. Bir şartnamenin talep etmesi gereken rakamlar bunlardır, etkinlik adlarıyla birlikte.

Bu ölçekteki bir programın ardındaki operasyonel ayrıntı, işe yarayan yanıtların bulunduğu yerdir: kuyrukların nasıl sıralandığı, stokun bir sezon boyunca nasıl serbest bırakıldığı, eşzamanlı mekânlarda giriş personelinin nasıl kurgulandığı. Arab News, mücadelenin ölçeğini anlatan Riyadh Season biletleme operasyonunun perde arkasına dair bir habere yer verdi. Her istekliden bunun karşılığını isteyin.

Belgeyi yayımlamadan önce

Taslağı bir kez daha okuyun ve her gereksinime tek bir soru sorun: tedarikçi «evet» derse, bilmediğim bir şey öğreniyor muyum? Bu testi geçemeyen her satırı silin. Geriye kalan, istekliler arasındaki farkı gerçekten ortaya çıkaracak belgedir.

Gereksinimlerinizi ulusal ölçekte çalışan bir platformla sınamak için webook.com business ekibiyle iletişime geçin.

Tüm makaleler